SSN, ITIN e EIN: o que são e qual deles você pode precisar?

Ao morar nos Estados Unidos, você provavelmente vai encontrar essas três siglas em formulários de emprego, declarações de imposto ou documentos de empresas. Os nomes parecem complicados, mas a ideia principal é simples: SSN e ITIN identificam pessoas em situações diferentes; EIN identifica empresas e outras organizações para fins tributários.

1. SSN: o número de Seguro Social

SSN significa Social Security Number (Número de Seguro Social). É emitido pela Social Security Administration (SSA), agência federal responsável pelo sistema de Seguro Social americano, que inclui aposentadoria e certos benefícios.

O SSN é usado para registrar rendimentos de trabalho e também aparece em atividades como declarações de imposto, serviços bancários e verificações de crédito. Cidadãos americanos e alguns estrangeiros elegíveis podem obtê-lo. Para muitos estrangeiros, a emissão está ligada à autorização de trabalho, mas existem exceções.

Exemplo: Ana recebeu autorização para trabalhar nos EUA e vai começar em uma empresa. Dependendo da situação dela, poderá solicitar um SSN para que seus rendimentos sejam registrados corretamente.

Importante: possuir um SSN não significa, por si só, que a pessoa esteja atualmente autorizada a trabalhar. A autorização depende das regras de imigração aplicáveis.

Informações oficiais: www.ssa.gov/number-card

2. ITIN: para cumprir obrigações fiscais sem SSN

ITIN significa Individual Taxpayer Identification Number (Número Individual de Identificação do Contribuinte). Ele é emitido pelo Internal Revenue Service (IRS), órgão federal responsável pela administração dos impostos nos EUA — semelhante, em algumas funções, à Receita Federal brasileira.

O ITIN atende pessoas que precisam de identificação para fins de impostos federais, mas não possuem e não podem obter um SSN. Não é um documento de imigração e não autoriza trabalho.

Exemplo: Carlos precisa apresentar uma declaração de imposto federal, mas não é elegível a um SSN. Se cumprir os requisitos, poderá solicitar um ITIN para tratar de suas obrigações fiscais.

A solicitação normalmente envolve o formulário W-7, documento usado para pedir o ITIN, e uma declaração de imposto federal, salvo exceções previstas pelo IRS. Alguns ITINs precisam ser renovados após períodos sem uso.

Informações oficiais: www.irs.gov/individuals/individual-taxpayer-identification-number

3. EIN: a identificação fiscal de um negócio

EIN significa Employer Identification Number (Número de Identificação do Empregador). Apesar do nome, não é exclusivo de empresas que têm funcionários. O IRS também usa esse número para identificar diferentes tipos de empresas e organizações em assuntos tributários.

Exemplo: Mariana abriu uma empresa nos EUA e precisa organizar os impostos do negócio. Dependendo da estrutura da empresa, poderá precisar de um EIN. Bancos também podem solicitá-lo para abrir uma conta empresarial.

Uma LLC (Limited Liability Company) é um tipo de empresa com responsabilidade limitada, muito comum nos EUA. Nem toda pessoa autônoma precisa de EIN; isso depende da atividade e da estrutura do negócio. A solicitação feita diretamente ao IRS é gratuita.

Informações oficiais: www.irs.gov/EIN

Compare os três números

• SSN — Para quem: Pessoa elegível. Principal finalidade: Registro pessoal, rendimentos e Seguro Social.
• ITIN — Para quem: Pessoa sem direito a SSN, com necessidade fiscal. Principal finalidade: Impostos federais.
• EIN — Para quem: Empresa ou outra entidade. Principal finalidade: Identificação tributária do negócio.

Dúvidas comuns

Quem tem ITIN pode trabalhar legalmente? Não por causa do ITIN. Esse número serve para questões fiscais, não para conceder autorização de trabalho.

Posso ter ITIN e depois receber SSN? Sim. Quando a pessoa passa a ter SSN, deve usá-lo nas futuras declarações e avisar ao IRS para que os registros tributários sejam associados corretamente.

Todo autônomo precisa de EIN? Não. Um trabalhador por conta própria, chamado de sole proprietor em inglês, pode, em algumas situações, usar seu SSN ou ITIN para fins fiscais.

Esses números são a mesma coisa que visto ou Green Card? Não. Visto e Green Card dizem respeito à situação migratória; SSN, ITIN e EIN têm outras finalidades.

Antes de solicitar

Confira qual número realmente se aplica à sua situação e use sempre os sites oficiais. Não compartilhe seus números pessoais em mensagens ou formulários suspeitos. Se seu caso envolver impostos ou imigração mais complexos, procure um contador ou advogado qualificado.

Fontes para consulta: Social Security Administration (ssa.gov/number-card); Internal Revenue Service (irs.gov/individuals/individual-taxpayer-identification-number e irs.gov/EIN). Este conteúdo é informativo e não substitui orientação profissional.